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Oberndorfer Bauakten wurden digitalisiert

26.973 Bauakten, die bisher auf dem Bauamt im Oberndorfer Rathaus lagerten, hätten nun theoretisch Platz in einer einzigen Damenhandtasche. Unzählige Schränke mit Hängeregistern wurden somit aus den Räumen des Amtes verbannt.

In der Sitzung vom 11. Juli des vergangenen Jahres beschloss der Oberndorfer Gemeinderat die Digitalisierung der Bauakten und Statiken um zum einen Platz zu schaffen, zum anderen aber auch um den Alterungsprozess der Papierakten zu stoppen, stammt doch die älteste vorhandene Akte bereits aus dem Jahr 1814. Der wichtigste Grund allerdings ist darin zu suchen, dass nun der digitale Zugriff auf die vollständigen Akten schnell und unbürokratisch erfolgen kann und diese auch per Mail problemlos und zügig verschickt werden können. Bauherren, Architekten und der Gutachterausschuss profitieren davon und vor allem für den verwaltungsinternen Prozessablauf ist der digitale Bauaktenbestand ein gravierender Meilenstein auf dem Weg zur kompletten E-Akte, erklären die Amtsleiterinnen Organisation Manuela Schumann, Bauverwaltung Irene Heim sowie Andreas Flohr von der EDV.
Annähernd sieben Tonnen Papier holte der Lastwagen der Firma Frankenraster aus dem schwäbischen Buchdorf, die sich auf die Digitalisierung von Akten spezialisiert hat, auf dem Oberndorfer Rathaus ab um sie zu entheften, zu scannen und maßstabsgerecht auf einen verschlüsselten Datenträger zu bannen. Anschließend wurden die Daten in das bereits seit 2014 eingeführte Dokumentenmanagementsystem importiert. In diesem von der EDV-Abteilung speziell angepassten revisionssicheren Ablagesystem steht dem Sachbearbeiter künftig jede Bauakte innerhalb weniger Sekunden zur Verfügung. Allerdings musste der Stadtkämmerer für diesen Komfort tief in das Stadtsäckel greifen. Mit Kosten in Höhe von 107.000 Euro lag die Realisierung des Projekts aber immer noch 40.000 Euro unterhalb des Angebotspreises. Gut angelegtes Geld allerdings, hat man doch als eine der ersten Kommunen im Ländle diesen wichtigen Schritt in die digitale Zukunft gemacht.

(Erstellt am 24. September 2018)
     
 
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