Elektronischer Rechnungseingang

Rechnungen elektronisch übermitteln

Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen stehen Ihnen drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Per E-Mail:
Für elektronische Rechnungen (PDF, X-Rechnungen, ZUGFeRD-Rechnungen) hat die Stadt Oberndorf am Neckar die zentrale E-Mail-Adresse erechnung(at)oberndorf.de eingerichtet. Eingehende PDF-Rechnungen werden automatisch ausgelesen und zur elektronischen Bearbeitung an die jeweiligen Ämter oder Dienststellen weitergeleitet.

2. Über Service-BW:
Elektronische Rechnungen (X-Rechnungen, ZUGFeRD-Rechnung) können der Stadt Oberndorf am Neckar unter Angabe der Leitweg-ID 08325045-A2468-19 über das service-bw Portal des Landes Baden-Württemberg (https://www.service-bw.de/erechnung) zugestellt werden.

3. Über Peppol:
Elektronische Rechnungen (X-Rechnungen) können der Stadt Oberndorf am Neckar unter Angabe der Leitweg-ID 0204:08325045-A2468-19 über das Peppol-Netzwerk zugestellt werden.

Technische Hinweise zu den Felddefinitionen

Mittelbindung: 
XRechnung: BuyerAccountingReference (BT-19) 
ZUGFeRD: ApplicableHeaderTradeSettlement_ReceivableSpecifiedTradeAccountingAccount_ID

Leitweg-ID: 
XRechnung: BuyerReference (BT-10) 
ZUGFeRD: ApplicableHeaderTradeAgreement_BuyerReference

Fachamt: 
XRechnung: BuyerAddressLine2 (BT-51) 
ZUGFeRD: ApplicableHeaderTradeAgreement_BuyerTradeParty_PostalTradeAddress_LineTwo 

Rechnungsadressierung:

Bitte adressieren Sie Rechnungen, die als PDF versandt werden, wie folgt:
Stadt Oberndorf am Neckar
Fachamt XX (Beispiel: Hochbauamt)
Fachamtskennung (Beispiel: STAxxxxx)
Klosterstraße 3
78727 Oberndorf am Neckar

Fachamtskennung

Innerhalb der Rechnungen ist die Fachamtskennung zwingend anzugeben. Die Fachamtskennung erhalten Sie von der bestellenden Person des jeweiligen Fachamts.

In einer XRechnung geben Sie die Fachamtskennung im Feld ReferencedPurchaseOrderLineReference / BT-132 an. 

Voraussetzung PDF

• Pro E-Mail darf nur eine Rechnung enthalten sein.
• Akzeptiert werden Rechnungen im Format PDF und PDF/A, sowie Rechnungen, die dem Standard ZUGFeRD oder XRechnung (XML) entsprechen.
• Der Name der Datei ist irrelevant, wenn die E-Mail nur einen Dateianhang enthält.
• Anlagen zur Rechnung sind eigene Dateien in den Formaten PDF bzw. PDF/A in derselben E-Mail.
• Wenn Anlagendokumente vorhanden sind, muss das Rechnungsdokument das Wort „Rechnung“ enthalten:
  Beispiel: Rechnung_123.pdf, Anlage1_123.pdf, Anlage2_123.pdf
• Der Dateiname der Anlagen muss zwingend den Name "Anlage" enthalten. 
  Beispiel: Rechnung_123.pdf, Anlage1_123.pdf, Anlage2_123.pdf
• Die PDF-Dateien dürfen nicht verschlüsselt und nicht passwortgeschützt sein.
• Im Text der E-Mail dürfen keine rechnungsrelevanten Informationen enthalten sein, diese dürfen ausschließlich in der PDF-Rechnung selbst enthalten sein.
• Die Größe der E-Mail darf maximal 5 MB betragen.

Senden Sie uns E-Rechnungen oder PDF-Rechnungen, sparen Sie Portokosten, agieren Sie nachhaltiger und profitieren Sie von kürzeren Bearbeitungszeiten aufgrund wegfallender Postwege.

Hinweis: Ab dem 1. Januar 2027 gilt für Unternehmen in Deutschland mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro eine verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich. Einfache PDF- oder Papierrechnungen sind für diese Unternehmen dann nicht mehr zulässig, sondern es müssen strukturierte Formate (wie XRechnung oder ZUGFeRD) verwendet werden. Nach derzeitigem Stand sind ab dem 01. Januar 2028 Papier und PDF Rechnungen grundsätzlich nicht mehr zulässig.